1. YLEISTÄ
1.1. Soome-Eesti Kaubanduskoda (jäljempänä yhdistys), suomeksi käännettynä Suomalais- virolainen kauppakamari ja englanniksi käännettynä The Finnish-Estonian Chamber of Commerce, on vapaaehtoinen tuloa tuottamaton yhdistys, joka on perustettu 18.9.1996.
1.2. Yhdistys toimii Viron tasavallassa ja sen hallituksen sijaintipaikka on Tallinna.
1.3. Yhdistyksen virallinen nimi on viron kielellä Soome-Eesti Kaubanduskoda.
1.4. Yhdistys on yksityisoikeudellinen juridinen henkilö, jonka toiminta perustuu Viron yhdistyslakiin, muuhun lainsäädäntöön ja näihin yhdistyksen sääntöihin.
2. YHDISTYKSEN TOIMINNAN TAVOITE
2.1. Yhdistyksen toiminnan tavoitteena on Viron ja Suomen välisen yritystoiminnan edistäminen ja liikekontaktien välittäminen.
2.2. Tavoitteensa saavuttamiseksi yhdistys käyttää seuraavia toimintamuotoja:
a) yhteyksien luominen ja kehittäminen muiden järjestöjen, julkisen sektorin ja liike-elämän edustajien kanssa
b) tapaamisten, seminaarien ja koulutusten järjestäminen
c) jäsenille tarpeellisen tiedon jakaminen ja konsultointi
d) hyväntekeväisyystoiminta
e) vapaa-ajantapahtumien järjestäminen jäsenille
f) muut vuosikokouksen päättämät toimintamuodot.
3. JÄSENET
3.1. Yhdistyksen jäseninä voivat olla Viron tasavallan ja muiden valtioiden hyvämaineiset juridiset henkilöt, jotka hyväksyvät yhtiön säännöt.
Kunniajäsen on juridinen tai fyysinen henkilö, jonka hallitus kutsuu yhtiöön. Kunniajäseneksi valitsemiseksi tarvitaan hallituksen yksimielinen päätös. Kunniajäsenellä ei ole äänioikeutta.
3.2. Henkilö, joka haluaa yhdistyksen jäseneksi, esittää jäsenanomuksen yhdistyksen hallitukselle.
3.3. Jäsenhakemus käsitellään hallituksen kokouksessa.
3.4. Yhdistyksen uuden jäsenen jäsenyys astuu voimaan vuosimaksun maksamisen jälkeen. Kunniajäsenen jäsenyys astuu voimaan hallituksen päätöksen jälkeen. Kunniajäsen ei maksa vuosimaksua.
3.5. Hallituksella on päätöksellään oikeus erottaa jäsen yhdistyksestä, jos:
a) jäsenen toiminta on ristiriidassa yhdistyksen sääntöjen kanssa
b) jäsenen toiminta vahingoittaa yhdistyksen mainetta
c) jäsen ei ole maksanut vuosimaksua eikä noudattanut muita velvoitteita yhdistykseen nähden.
3.6. Erotetulle jäsenelle ilmoitetaan kirjallisesti hallituksen päätöksestä, jossa mainitaan myös erottamisen peruste.
3.7. Jäsenen erotessa tai hänet yhdistyksestä erotettaessa vuosimaksua ei palauteta.
4. JÄSENTEN OIKEUDET
4.1. Yhdistyksen jäsenen oikeudet ovat voimassa vain, jos vuosimaksu on maksettu tai muut yhdistykseen liittyvät velvoitteet täytetty.
4.2. Yhdistyksen jäsenellä on oikeus:
a) valita, tulla valituksi ja esittää yhdistyksen jäsenten joukosta edustajia yhdistyksen johtoelimiin
b) tehdä ehdotuksia, kyselyjä ja valituksia yhdistyksen johtoelimille ja saada asiaan liittyviä vastauksia
c) osallistua äänioikeutettuna yhdistyksen kokouksiin
d) osallistua yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin hallituksen päättämillä ehdoilla
e) osallistua yhdistyksen toimintaan sen kaikissa muodoissa
f) erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä hallitukselle kirjallisesti.
4.3. Jokaisella yhdistyksen jäsenellä on vuosikokouksessa yksi ääni, kunniajäsentä lukuun ottamatta.
5. JÄSENTEN VELVOLLISUUDET
5.1. Yhdistyksen jäsen on velvollinen:
a) tunnustamaan ja noudattamaan yhdistyksen sääntöjä
b) maksamaan vuosimaksun.
6. VUOSIKOKOUS
6.1. Yhdistyksen korkein elin on sen jäsenten vuosikokous.
6.2. Sääntömääräinen vuosikokous kutsutaan koolle vähintään kerran vuodessa vuoden ensimmäisen vuosineljänneksen kuluessa. Ylimääräinen vuosikokous kutsutaan koolle tarvittaessa tai vähintään 1/10 jäsenistä niin vaatiessa.
6.3. Vuosikokouksen kutsuu koolle ja sen teknisistä järjestelyistä vastaa yhdistyksen hallitus, joka ilmoittaa vuosikokouksesta jäsenille kirjallisesti vähintään 14 päivää ennen kokouspäivää.
6.4. Vuosikokouksen toimivaltaan kuuluvat seuraavat seikat:
a) yhdistyksen tavoitteen ja sääntöjen muuttaminen
b) vuosimaksun suuruudesta ja maksutavasta päättäminen. Vuosimaksun suuruus voi vaihdella jäsenten kesken.
c) yhdistyksen hallituksen toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja talousarvion vahvistaminen
d) hallituksen jäsenten määrästä päättäminen
e) hallituksen jäsenten nimittäminen yhdeksi toimintavuodeksi kerrallaan
f) tilintarkastajien valinta
g) tilintarkastajien kertomuksen vahvistaminen
h) yhdistyksen toiminnan lopettaminen tai yhdistyksen sulautumisesta tai jakautumisesta päättäminen.
6.5. Vuosikokouksen päätökset hyväksytään yksinkertaisella äänienemmistöllä. Yhdistyksen toiminnan tarkoituksen muuttamiseen tarvitaan vähintään 9/10 jäsenien hyväksyntä, ja vuosikokoukseen osallistumattomien jäsenten on annettava suostumuksensa kirjallisesti. Yhdistyksen sääntöjen muuttamista, yhdistyksen toiminnan lopettamista, sen sulautumista tai jakautumista on puollettava yli 2/3 vuosikokoukseen osallistuneista jäsenistä tai heidän edustajistaan.
6.6. Vuosikokous aloitetaan valitsemalla yhdistyksen jäsenten joukosta kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri. Tämän jälkeen vahvistetaan päiväjärjestys ja kokousjärjestelyt. Vuosikokouksesta laaditaan pöytäkirja.
7. HALLITUS
7.1. Hallitus edustaa yhdistystä ja johtaa sen työtä. Hallituksessa on vähintään kaksi ja enintään yksitoista vuosikokouksen vahvistamaa oikeustoimikelpoista fyysistä henkilöä, jotka edustavat yhdistyksen jäseniä. Hallituksen jäsenet valitsevat keskuudestaan hallituksen puheenjohtajan ja tarvittaessa varapuheenjohtajan.
7.2. Yhdistystä voivat edustaa hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yksin tai kaksi hallituksen jäsentä yhdessä.
7.3. Vuosikokous voi erottaa hallituksen jäsenen ennen määräaikaa, mikäli velvollisuuksia ei ole olennaisessa määrin noudatettu tai mikäli hallituksen jäsen ei jostain syystä kykene osallistumaan aktiivisesti yhdistyksen johtamiseen.
7.4. Hallituksen jäsenet vastaavat yhdistykselle tehtäviensä suorittamisesta.
7.5. Hallituksen jäsenelle korvataan tehtävien suorittamisesta koituneet tarvittavat kustannukset hallituksen kokouksen päätöksen perusteella.
7.6. Hallituksen kokouksia pidetään vähintään kerran neljännesvuoden aikana ja niistä laaditaan pöytäkirja. Kokouksen kutsuu koolle hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Puheenjohtaja on velvollinen kutsumaan hallituksen kokouksen koolle, mikäli sitä vaatii yhdistyksen tilintarkastaja tai vähintään 1/3 hallituksen jäsenistä.
7.7. Hallituksen kokouksen järjestämisestä ilmoitetaan hallituksen jäsenille vähintään seitsemän päivää etukäteen.
7.8. Hallituksen toimivaltaan kuuluvat seuraavat tehtävät:
a) yhdistyksen toiminnan johtaminen
b) toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja talousarvion laatiminen ja esittäminen vuosikokoukselle
c) yhdistyksen kirjanpidon järjestäminen
d) yhdistyksen palkallisten työntekijöiden työsuhteiden vahvistaminen
e) yhdistyksen uusien jäsenten vastaanottaminen ja jäsenten erottaminen
f) vuosikokouksen koolle kutsuminen
g) yhdistyksen omaisuuden hallinta
h) yhdistyksen luomien rakenteellisten osastojen perustaminen ja lopettaminen
i) yhteistyön kehittäminen ja koordinointi valtion ja paikallishallinnon valtaelinten ja järjestöjen kanssa
j) muiden sellaisten asioiden ratkaisu, jotka eivät kuulu vuosikokouksen toimivaltaan.
7.9. Omien tehtäviensä suorittamiseksi voi hallitus muodostaa pysyviä tai väliaikaisia komiteoita ja työryhmiä, joiden työjärjestelyistä ja johtamisesta määrää päätöksellään hallitus.
7.10. Hallitus on päätösvaltainen, kun sen kokoukseen osallistuu vähintään yli puolet jäsenistä.
7.11. Hallituksen päätöksen hyväksymiseen tarvitaan vähintään puolen läsnä olevien jäsenien puoltoäänet. Hallitus voi hyväksyä päätöksiä myös kokousta koolle kutsumatta, mikäli sen puolesta äänestävät kirjallisesti kaikki hallituksen jäsenet, eli otetaan huomioon myös sähköpostitse äänestäminen. Kirjallisesti tai sähköpostitse tehdyt päätökset kirjataan pöytäkirjaan seuraavassa hallituksen kokouksessa, millä vahvistetaan päätöksen voimassaolo jatkossa.
7.12. Mikäli hallituksen jäsenen työsuhde päättyy hänen edustamassaan jäsenyrityksessä, voi jäsenyys hallituksessa jatkua seuraavaan vuosikokoukseen saakka.
7.13. Mikäli hallituksen jäsenen edustama jäsenyritys erotetaan yhdistyksestä, voi edustajan jäsenyys hallituksessa jatkua seuraavaan vuosikokoukseen saakka.
8. TILINTARKASTAJAT
8.1. Vuosikokous valitsee kaksi tilintarkastajaa yhdeksi vuodeksi. Heidän valtuutensa ovat voimassa yhden tilivuoden ajan siihen saakka, kunnes uusi säännönmukainen vuosikokous valitsee uudet tilintarkastajat.
8.2. Tilintarkastajat eivät saa olla hallituksen jäseniä.
8.3. Tilintarkastaja valvoo yhdistyksen toiminnan lainmukaisuutta ja yhdistyksen liiketaloudellista toimintaa ja laatii siitä lausunnon vuosikokoukselle.
8.4. Tilintarkastajilla on oikeus toiminnan valvomiseksi saada hallitukselta kaikki yhdistyksen toimintaa koskevat asiakirjat.
9. OMAISUUS
9.1. Yhdistyksen toiminta perustuu omavaraisuuden periaatteeseen.
9.2. Yhdistyksen omaisuuden muodostavat:
a) vuosimaksut
b) lahjoitukset ja määrärahat
c) yhdistyksen järjestämistä tapahtumista saadut tulot
d) tulot, jotka mahdollisesti saadaan yhdistyksen julkaisujen painamisesta ja levittämisestä tai kulttuurin edistämiseksi tai yhdistyksen sääntöihin perustuvien maksullisten tapahtumien järjestämisestä
e) muut tulot.
9.3. Yhdistyksen omistuksessa voi olla mitä tahansa omaisuutta, mikä on tarpeen yhdistyksen sääntöjen mukaisten tavoitteiden saavuttamiseksi ja minkä omistus ei ole laissa kielletty.
9.4. Yhdistyksen omaisuutta käytetään hallituksen päätösten perusteella ainoastaan yhdistyksen sääntöjen mukaisten tavoitteiden saavuttamiseen.
9.5. Hallituksen toiminta perustuu yhdistyksen sääntöihin, vuosikokouksen hyväksymiin päätöksiin ja vuosikokouksen vahvistamaan talousarvioon ja toimintasuunnitelmaan.
10. YHDISTYKSEN TOIMINNAN LOPETTAMINEN, SULAUTUMINEN TAI YHDISTYKSEN JAKAUTUMINEN
10.1. Yhdistyksen toiminnan lopettamisesta, sulautumisesta tai jakautumisesta päättää vuosikokous laissa säädetyissä tapauksissa.
10.2. Yhdistyksen toiminnan lopettamisen, sulautumisen tai jakautumisen puolesta on äänestettävä vähintään 2/3 vuosikokouksen läsnä olevista tai edustettuina olevista jäsenistä.
____________________
Yhdistyksen säännöt on vahvistettu perustamissopimuksella 18. syyskuuta 1996. Sääntöjä on muutettu 16.3.2006 vuosikokouksen päätöksellä, 23.7.2007 vuosikokouksen päätöksellä, 8.11.2007 vuosikokouksen päätöksellä, 12.2.2014 vuosikokouksen päätöksellä ja 12.2. 2018 vuosikokouksen päätöksellä.